La simulación se emplea para comprender y analizar el balance de una empresa así como a visualizar el futuro estado del sistema replanteado y procura un medio para generar sugerencias para mejorar los procesos de innovación. Las interacciones de las personas con los procesos y la tecnología de una empresa en el tiempo se traducen en numerosos escenarios que son imposibles de ser recogidos y valorados sin la ayuda de un modelo de simulación computarizado. La habilidad para mostrar como un proceso se desarrollaría, para medir su rendimiento y para tratar diversas hipótesis "what ifs" en un modelo computarizado hacen del proceso de simulación una técnica precisa para tomar decisiones.
Podríamos poner ejemplos de procesos económicos en los que la simulación ha sido utilizada, entre los que podemos incluir: para ordenar la producción/gestión, con el fin de mejorar el servicio y acertar en el tiempo de respuesta a las exigencias de los clientes, en la gestión de inventarios, para ayudar a valorar varias opciones con el fin de seleccionar un sistema efectivo de costes, para ayudar a replantear procesos como acortar el tiempo de respuesta al cliente y mejorar el servicio, con el fin de mejorar la calidad del servicio de entrega con una utilización eficiente de recursos empleando procesos más ajustados al tiempo, para el procesado de reclamaciones con vistas a minimizar el tiempo del ciclo que iría en relación inversamente proporcional a la satisfacción del cliente y para ayudar a la mejora del sistema de respuesta a las exigencias del mercado externo.
En cada situación, el proceso de simulación facilita los medios para analizar el sistema y permite un enfoque innovador para lograr mejorar soluciones. Por otro lado, permite la representación de los procesos, recursos, productos y servicios en un modelo dinámico computarizado, que, cuando simula, reproduce las operaciones del negocio, discurre a través de los acontecimientos en un tiempo reducido mientras despliega un cuadro animado del curso del trabajo. Debido a que el software de la simulación tiene en cuenta las estadísticas de los elementos del modelo, el comportamiento métrico puede ser evaluado mediante el análisis de los datos output del modelo. Existen situaciones en las que la causa y el efecto son sutiles, y en las que los efectos sobre el tiempo de intervenciones no son obvios, es decir, conllevan complejidad dinámica. Sin embargo, los instrumentos convencionales de previsiones, planificaciones y análisis, no están equipadas para tratar con esta complejidad dinámica.
Los procesos de negocios, tales como la cadena de suministros, el servicio al cliente y el desarrollo de nuevos productos son demasiado complejos y dinámicos como para ser entendidos y analizados sólo por técnicas de flujo gramas y hojas de cálculo. La interacción de los recursos con los procesos, productos y servicios sobre el tiempo se traduce en un gran número de escenarios imposibles de abarcar y valorar sin la ayuda de un modelo de simulación computarizado.
De esta manera, al simular procesos debemos de dar en primer lugar una definición de qué es un proceso. Un proceso se podría definir como una serie de actividades lógicas relacionadas secuencialmente que toma un input de un suministrador, le añade valor y produce un output para el cliente. Un proceso generalmente integra más de una función dentro de la estructura organizativa y ello posee un impacto significativo en el curso de las funciones de la organización. Cuando un proceso es demasiado complejo para ser un diagrama a nivel de una actividad, se divide, frecuentemente en subprocesos. De esta manera definiríamos un subproceso como una parte de un proceso principal que logra un objetivo específico en apoyo del proceso principal o proceso clave. Dentro de un proceso o de un sub-proceso se realizan las actividades definidas a su vez por tareas que las realizan personas o departamentos y se documentan frecuentemente en una instrucción, en términos de las tareas que implica la actividad. Las tareas son los elementos individuales de una actividad. Normalmente las tareas se relacionan con la manera en que un recurso desarrolla un cometido específico.
Por último, un sistema será el conjunto de componentes (hardware, procedimientos, funciones humanas y otros recursos) unidos por una especie de interacción regulada para formar un todo organizado. Un sistema es un grupo de procesos clave relacionados que pueden o no pueden estar conectados.
Los pasos para el análisis de un proceso serían los siguientes:
1°. Representación del proceso:
El proceso de representación del proceso ha evolucionado hasta convertirse en uno de los instrumentos más importantes contra la pérdida de tiempo y recursos. Este paso empezó con la construcción de diagramas en bloque, que es lo más sencillo, facilitando una visión rápida y nada complicada del proceso. Consiste en un método gráfico de mostrar el flujo de actividad a través de un proceso, utilizando rectángulos conectados por una línea con una flecha al final indicando la dirección del flujo. Una frase corta describiendo la actividad se recoge en cada rectángulo.
El proceso de Flujo gramas es uno de los más antiguos de las ayudas visuales al proceso, todavía hoy es muy utilizado. Es un grado más complejo que los diagramas en bloque. El flujo grama es un método de descripción gráfica de un proceso existente o de una propuesta de nuevos procesos utilizando símbolos sencillos, líneas y palabras para desplegar pictóricamente las secuencias de las actividades de una empresa. El flujo grama presenta gráficamente las actividades que constituyen un proceso en mayor medida que los mapas representan un área concreta.
Algunas ventajas de utilizar flujo gramas podrían ser análogas a utilizar mapas para entender las carreteras. Ambos utilizan símbolos que representan distintas actividades, por ejemplo el ANSI que maneja un tipo de flujo grama estándar sus símbolos serán:
4 Los flujo gramas y sus símbolos son la base fundamental para todas las actividades de simulación de modelos. Es esencial que cualquier persona que considere utilizar modelos de simulación tenga una comprensión de la tecnología de los diagramas de flujos.
2°. Análisis del proceso de actuación:
Este análisis se desarrolló para obtener datos de actuación referentes a cada actividad en el proceso y para utilizar estos datos para calcular la actuación del proceso total. La información típica que habría de obtenerse en relación con cada actividad es el tiempo del ciclo total, el tiempo de proceso, el tiempo de espera, el coste y finalmente el rendimiento. La colección de datos de actuación de las actividades o nivel de tarea de un cuadro de flujo debe ser eficiente para ser utilizado para calcular la actuación del proceso total. Un programa computarizado es utilizado frecuentemente como soporte de un análisis de un proceso de actuación debido a las complejidades que se producen cuando el cuadro de flujos incluye un gran número de bloques de decisión. 5
3°. Diccionario del proceso de conocimiento
Consiste en una forma de almacenar, en tiempo real, la información relativa a un proceso que se organiza de acuerdo con cada actividad en el proceso. Esta metodología es una extensión del análisis del proceso de actuación. Añadido a los datos de actuación se suelen recoger todo aquella información relacionada con la actividad. Los típicos datos adicionales recogidos son: procedimientos operativos, instrucciones de trabajo y documentos de formación.
El diccionario del proceso de conocimiento se guarda normalmente en tiempo real, y es accesible para la dirección y los empleados que realizan la actividad. El diccionario del proceso de conocimiento debe estar organizado de tal forma que sea accesible a través de cada bloque de actividades en el diagrama de flujos.
4°. Análisis de la variación en el proceso
Hay muchas rosas que pueden provocar una variación en el proceso, como son las siguientes:
- Un flujo de trabajo irregular
- Diferencias en la complejidad del trabajo individual
- Cambios en los conductores de input
- Equipos lentos u obsoletos
- Variación estacional
La variación en cada proceso de la empresa está produciéndose simultáneamente en cada actividad y la variación está sucediendo en muestras tomadas aleatoriamente. Muchas veces se hace el análisis del proceso de variación como una forma de combinar la variación que se produce en cada tarea o actividad del proceso, con el fin de realizar una predicción realista de la variación total de todo el proceso.
5º. Animación del flujo del proceso
Hasta el desarrollo de la animación por ordenador, el diseño del proceso estaba limitado a una representación estática del mismo. Pero con la animación del proceso de flujo a través de la pantalla del ordenador esto se convierte en algo vivo. Así se puede mostrar el flujo de transacción a través del proceso y determinar como los cuellos de botella afectan al proceso de actuación. Por ejemplo, a nivel de una empresa, la animación puede mostrar a los clientes que están esperando mientras las personas que les van a dar el servicio están ocupadas, otro ejemplo podría ser el de recursos ociosos de una empresa como la capacidad no utilizada de un almacén por la demora del transporte.
6º. Control del flujo de trabajo
Este es un modelo en tiempo real que se utiliza para seguir las transacciones a lo largo del proceso. Cada vez que una transacción entra en actividad ésta es registrada en el mismo; cuando abandona la actividad, es desalojada. La información es analizada y computarizada de manera que la situación exacta de cada transacción es conocida en todo momento. Generalmente el tiempo máximo de una transacción en cada actividad específica está previsto en el programa de ordenador de manera que las excepciones son puestas de manifiesto y las prioridades restablecidas.
Como conclusión podríamos decir que, estos seis pasos del proceso de modelización de un proceso de simulación abren las puertas a los procesos de optimización o reingeniería que están total o parcialmente integrados en las empresas. De la misma manera que una empresa desarrolla el objetivo de un proceso, éste avanzará progresivamente a través de cada uno de estos seis niveles.
